Personalbeurteilung (Jährliche beurteilung, probezeit, beförderung)
Was sollten Sie über die Personalbeurteilungsverfahren wissen?
Die Leistung und Fähigkeiten der Mitarbeiter unterliegen im Laufe ihrer Karrieren mehreren Beurteilungen. Dies beginnt mit einer Beurteilung am Ende einer Probezeit, gefolgt von einer jährlichen Beurteilung mit Blick auf eine Beförderung, Neueinstufung, Degradierung oder Entlassung). Die in diesen Verfahren verarbeiteten personenbezogenen Daten (auch als persönliche Daten bekannt) werden in Form von Berichten erhoben, die teilweise von den betreffenden Mitarbeitern und dann von ihren Dienstvorgesetzten erstellt werden. Organisationen nutzen hierbei manchmal Informationen aus eine Reihe von Quellen, wie etwa „360°-Feedback“, d.h. die Beurteilung des Verhaltens von Mitarbeitern aus verschiedenen Perspektiven (Untergebene, Kollegen und Vorgesetzte).
Welche sind die wichtigsten Datenschutzfragen?
Qualität der Daten – Es ist wichtig, nicht mehr personenbezogene Daten zu verarbeiten als notwendig. Wie? Indem sichergestellt wird, dass von vornherein nur die sachdienlichen Informationen, die notwendig sind, um das Verfahren abzuschließen (zum Beispiel Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum; Einzelheiten der früheren Ausbildung gehen über die Zwecke einer jährlichen Beurteilung hinaus) erhoben werden. Zudem bestehen Informationen zur Personalbeurteilung weitgehend aus subjektiven Urteilen über die berufliche Leistung. Daher ist es schwierig, die Richtigkeit solcher Informationen zu bewerten. Aus diesem Grund müssen die betreffenden Mitarbeiter ihren Beurteilungsbericht und die Möglichkeit erhalten, eigene Kommentare hinzuzufügen sowie Rechtsmittel einzulegen.
Aufbewahrungsfrist – Organisationen müssen personenbezogene Daten oft für bestimmte Zwecke in ihren Akten aufbewahren. Allerdings verstößt es gegen das Gesetz, solche Informationen unbegrenzt aufzubewahren, daher müssen Organisationen sicherstellen, dass Informationen über Personalbeurteilungen nicht länger als notwendig aufbewahrt werden.
Auskunftsrecht und Berichtigungsrecht – Die Berichtigung von Fakten, die zu Beurteilungszwecken verarbeitet werden (Kontaktangaben, Stellung, Besoldungsgruppe, Dienstalter usw.) muss auf Antrag des betreffenden Mitarbeiters möglich sein. Da es nicht möglich ist, die (aufgrund ihres Charakters) subjektiven Beurteilungsdaten zu berichtigen, müssen die Mitarbeiter offizielle Beschwerdeverfahren in Anspruch nehmen.
Recht auf Information – Die Mitarbeiter müssen über ihre Rechte und über die Verarbeitungszwecke ihrer personenbezogenen Daten während der Beurteilungsverfahren informiert werden. Dazu sollte eine Datenschutzklausel in die Berichtsformulare, Bewerbungsformulare und/oder die im Verlauf eines Verfahrens an die Mitarbeiter verschickten Mitteilungen aufgenommen werden. Zusätzlich sollte den Mitarbeitern jederzeit ein Datenschutzhinweis oder eine Datenschutzerklärung zur Verfügung stehen, zum Beispiel auf den Intranetseiten der Organisation.
Weitere Informationen
Die folgende nicht erschöpfende Liste ist eine Auswahl weiterführender Literatur:
EDPS Guidelines on processing of personal data in the area of staff evaluation (Leitlinien des EDSB für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Bereich der Mitarbeiterbeurteilung)
EDSB-Stellungnahmen zu Vorabkontrollen
Stellungnahme zum „360° multiscource feedback exercise tool“ bei der Europäischen Zentralbank (Fall 2015-0772)
Stellungnahme zu individuellen Leistungsindikatoren für die jährliche Mitarbeiterbeurteilung durch das Gemeinschaftliche Sortenamt (CPVO) (Fall 2016-0417)
Stellungnahme zur Mitarbeiterbeurteilung beim Europäischen Investitionsfonds (Fall 2014-1141)
Stellungnahme zur „Humanressourcenbedarfsanalyse“ beim Europäischen Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) (Fall 2014-0012)
Stellungnahme zum Minderleistungsverfahren der EZB (Fall 2013-0892)
Schreiben des EDSB an die Europäische Kommission zur Personalbeurteilung (Minderleistung) (Fall 2013-1274)
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