Was Sie über Verfahren zur Vermeidung von Interessenkonflikten wissen sollten
Im Zuge ihrer Arbeit legen Behörden Leitlinien fest, treffen Entscheidungen und teilen Mittel zu. Durch ihre Arbeit müssen sie zeigen, dass sie ihre Aufgaben unparteiisch, objektiv und im öffentlichen Interesse erfüllen.
Die EU-Behörden legen Verfahren zur Vermeidung von Interessenkonflikten fest, um die Unparteilichkeit der für sie arbeitenden Personen zu zeigen. Zu diesen Verfahren kann die Erhebung von Daten zur Bewältigung von potenziellen Interessenkonflikten von zum Beispiel politischen Vertretern, Beamten oder externen Vertragspartner gehören.
Für Erklärungen über Interessenkonflikte oder ähnliche Dokumente müssen Personen persönliche Daten (auch als personenbezogene Daten bekannt) über ihr Berufs- und Privatleben wie ihren Namen, frühere/derzeitige/zukünftige Beschäftigungen oder Berufstätigkeiten; Beteiligungen an Unternehmen; Funktionen in Verbänden/Organisationen; die Berufstätigkeiten ihres Ehepartners, Partners oder der Mitglieder ihres Haushalts übermitteln.
In manchen Fällen ist die öffentliche Bekanntmachung dieser Erklärungen notwendig, um die Beaufsichtigung durch die breite Öffentlichkeit und/oder Fachkollegen in Bereichen, die spezifische Fachkenntnisse und Marktwissen erfordern, zu ermöglichen. In anderen Fällen kann die Veröffentlichung notwendig sein, um das Vertrauen der Öffentlichkeit zu pflegen, indem gezeigt wird, dass Personen, die in hohe politische Ämter und Managementpositionen berufen werden, keine Interessenkonflikte haben.
Welche sind die wichtigsten Datenschutzfragen?
Rechtmäßigkeit – Die Verpflichtung zur Verarbeitung von Daten aus Interessenerklärungen muss in einen verbindlichen Rechtsakt aufgenommen werden. Die sorgfältige Bewertung der Notwendigkeit ist erforderlich (abhängig insbesondere von der Funktion und den Aufgaben der Person).
Qualität der Daten – Es ist wichtig, nicht mehr personenbezogene Daten zu verarbeiten als notwendig. Wie? Indem von vornherein nur relevante und nicht mehr als Informationen als nötig erhoben werden. Fragen in den Formularen der Erklärung sollten sich auf die Tätigkeiten der Auskunftsperson beziehen, die nur in Verbindung mit den Aufgaben und Zuständigkeiten der Behörden stehen. Durch die Vermeidung offener Fragen, die sehr allgemein sind, und von Informationen über die ferne Vergangenheit der Auskunftsperson kann der Umfang der geforderten Informationen beschränkt werden. Sollen die Informationen veröffentlicht werden, sollten sie auf das streng Notwendige begrenzt werden, um Transparenz zu gewährleisten, zum Beispiel keine Kontaktangaben.
Recht auf Information – Die Freunde, Angehörigen oder Mitglieder des Haushalts der betroffenen Person müssen, sobald dies praktisch möglich ist, darüber informiert werden, dass ihre personenbezogenen Daten auf der Interessenerklärung erscheinen werden und, gegebenenfalls, dass die Erklärung veröffentlicht wird. Ferner müssen diese Personen ihr Widerspruchsrecht ausüben können und darüber informiert werden, wie sie das tun können.
Weitere Informationen
Die folgende nicht erschöpfende Liste ist eine Auswahl weiterführender Literatur:
Stellungnahmen des EDSB zur Vorabkontrolle:
Stellungnahme des EDSB über das Management von Interessenkonflikten von Mitgliedern von Expertengruppen der Kommission
Stellungnahme des EDSB zu den disziplinarischen Folgen der Nichteinhaltung der Strategie für die Behandlung von Interessenkonflikten
Siehe auch: Follow up of the Commission on the European Ombudsman's draft recommendation as regards the publication of outside activities of (former) senior managers (Follow-up der Kommission zum Entwurf einer Empfehlung des Europäischen Bürgerbeauftragten zur Veröffentlichung von Nebentätigkeiten (früherer) leitender Führungskräfte)
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