Prévention des conflits d’intérêts

Ce qu’il faut savoir sur les procédures de prévention des conflits d’intérêts

Dans le cadre de leurs activités, les autorités publiques doivent mettre en place des politiques, prendre des décisions et allouer des fonds. Dans le cadre de leur travail, elles sont tenues de démontrer qu’elles remplissent leurs fonctions en toute impartialité, de manière objective et dans l’intérêt collectif de la population qu’elles servent.

Les autorités publiques de l’Union ont mis en place des procédures de prévention des conflits d’intérêts afin de garantir l’impartialité des personnes qui travaillent en leur sein. Ces procédures peuvent inclure la collecte d’informations visant à gérer les éventuels conflits d’intérêts des représentants politiques, des fonctionnaires ou des prestataires externes, par exemple.

Les déclarations de conflits d’intérêts ou les documents similaires exigent des personnes concernées qu’elles fournissent des informations à caractère personnel (également appelées «données à caractère personnel») sur leur vie privée et professionnelle, comme leur nom, leur emploi ou leurs activités professionnelles antérieurs, actuels et futurs, leurs participations actionnariales dans des entreprises, leurs fonctions dans des associations ou organisations, ou les activités professionnelles de leur conjoint, de leur partenaire ou d’autres membres de leur ménage.

Dans certains cas, il est nécessaire de publier ces déclarations afin de permettre la surveillance par le public et/ou par les pairs dans des domaines qui requièrent une expertise et une connaissance du marché spécifiques. Dans d’autres cas, la publication peut s’imposer afin de favoriser la confiance du public, en montrant que les personnes désignées à des postes politiques et d’encadrement de haut niveau ne se trouvent pas en position de conflits d’intérêts.

Quelles sont les principaux enjeux en matière de protection des données?

Licéité — l’obligation de traiter les informations comprises dans les déclarations d’intérêts doit être incluse dans un acte juridique à caractère contraignant. Il est nécessaire de procéder à une évaluation minutieuse de la nécessité (en fonction notamment de la fonction et des missions de la personne concernée).

Qualité des données — il importe de ne pas traiter plus de données à caractère personnel que nécessaire. Comment? En se contentant, d’emblée, de ne collecter que les informations pertinentes et strictement nécessaires. Les questions des formulaires de déclaration doivent se limiter aux activités du répondant en lien avec les missions et compétences de l’autorité publique. Le fait d’éviter les questions ouvertes, d’ordre très général, ainsi que les informations relatives au passé lointain du répondant peut aider à réduire l’éventail d’informations requises. Si les informations sont publiées, celles-ci devraient être rigoureusement limitées à ce qui est nécessaire pour assurer la transparence; à titre d’exemple, les coordonnées des personnes ne doivent pas être publiées.

Droit à l’information — dès que possible, les amis, la famille ou les membres du ménage de la personne concernée doivent être informés que des informations à caractère personnel apparaîtront sur la déclaration d’intérêt et, le cas échéant, que cette déclaration sera publiée. En outre, ces personnes doivent pouvoir exercer leur droit d’opposition et doivent être informées des modalités à cet égard.