Ce qu’il faut savoir sur les marchés publics et les experts externes
Il n’est pas rare que les institutions européennes doivent recourir à des prestataires de services externes pour des biens et services. En vue de garantir la meilleure exploitation des ressources financières de l’Union, les experts et prestataires externes doivent être sélectionnés et leurs performances évaluées selon les critères fixés par les règlements financiers de l’Union.
Toute procédure lancée au titre d’un appel d’offres ou d’un appel à manifestation d’intérêt suppose le traitement des données à caractère personnel (également appelées «informations à caractère personnel») des candidats (ou de leurs représentants/membres du personnel lorsque l’offre est soumise par des personnes morales), et ce afin d’évaluer leur efficacité ainsi que leurs capacités techniques et professionnelles selon des critères prédéterminés.
Quelles sont les principaux enjeux en matière de protection des données?
Qualité des données — il importe de ne pas traiter plus de données à caractère personnel que nécessaire. Comment? En se contentant, d’emblée, de ne collecter que les informations pertinentes qui sont nécessaires aux fins de la procédure. À titre d’exemple, dans une procédure de sélection d’experts pour des projets dans un domaine donné, la collecte de données financières comme les numéros de comptes bancaires peut être considérée comme excessive dans le cadre de la sélection d’experts à inscrire sur une liste de réserve. Ces données ne doivent être collectées qu’à un stade ultérieur, et uniquement lorsque les experts concernés sont sélectionnés pour la fourniture d’un service en particulier.
Délais de conservation — les organisations doivent souvent conserver des informations à caractère personnel pour certaines finalités. Il est toutefois illégal de conserver indéfiniment de telles informations; les organisations doivent dès lors s’assurer que les informations contenues dans les pièces justificatives ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire aux fins de la décharge budgétaire, du contrôle ou de l’audit. Les informations à caractère personnel des candidats retenus peuvent être conservées pendant un certain nombre d’années après la signature d’un contrat ou à la fin d’un programme particulier, tandis que celles des candidats non retenus ne peuvent être conservées que pour leur permettre d'utiliser les voies de recours disponibles.
Droit d’accès — le droit d’accès de la personne concernée s’applique aussi bien aux données factuelles (données de contact, qualifications, expérience, etc.) qu’aux données d’évaluation. Toutefois, il est probable que l’accès aux résultats agrégés des évaluations soit limité, puisque tout accès aux résultats d’évaluation d’autres candidats ou aux avis personnels des membres du comité d’évaluation porterait atteinte à leurs droits respectifs.
Par souci de transparence et d’égalité de traitement des soumissionnaires, le droit de rectification se limite aux informations factuelles et peut uniquement être exercé tant que la procédure d’appel d’offres est ouverte. Dans la mesure où il est impossible de rectifier les données d’évaluation qui, par nature, sont subjectives, la/les personne(s) concernée(s) doit/doivent se tourner vers les procédures de recours officielles.
Informations complémentaires
La liste suivante, non exhaustive, est une sélection de documents à consulter pour toute information complémentaire:
Lignes directrices du CEPD:
Lignes directrices du CEPD sur le traitement des données à caractère personnel dans le cadre de la gestion des conflits d’intérêts dans les institutions et organes de l’UE
Avis de contrôle préalable du CEPD:
Avis du CEPD sur le modèle de notification concernant la passation des marchés au sein de la Commission européenne du 15 avril 2010 (dossier 2009-0570)